כל מה שרצית לדעת על המעבר לעבודה בזום

לעבוד מרחוק ולהרגיש קרוב

העולם עובר לדיגיטל, עוד הרבה לפני הקורונה, אך עכשיו בקצב מואץ.

כולנו מבינות, שעלינו להמשיך וליצור, גם במסגרת המגבלות.

יש לעבודה מרחוק הרבה מאוד יתרונות לצד האתגרים שהיא מביאה איתה.

זהו לא פוסט יתרונות וחסרונות, על כך אכתוב בהמשך, זה פוסט  טכני מעשי שהעלאתי בעקבות 

בקשות מלקוחות שלי, שביקשו לדעת הכל על תפעול הזום,

בכדי שיוכלו להמשיך ולהפיץ את הידע שלהן לעולם.

ישבתי וכתבתי, את כל הטיפים ושאני מכירה בתפעול מערכת הזום 

על מנת שנוכל בקלות להתרכז במה שחשוב באמת, התוכן!

אז איך עושים זאת בקלות ובפשטות?

ישנן שלוש דרכים להצטרף לפגישת זום :

פגישה חדשה – פתיחת פגישה שאתן  יוצרות, על ידי פתיחת התוכנה (בהמשך ניתן לראות כיצד מזמינים אליה משתתפים).

הצטרפות – הצטרפות לפגישה על ידי לינק ששלחו לכן. יש ללחוץ על  JOIN ואז במסך שנפתח יש להקליד את מספר ההזמנה. או פשוט ללחוץ על הקישור והפגישה תפתח אוטומטית.

תיזמון פגישה מראש

מאפשרת לכן להזמין אנשים לתאריך ושעה מראש. ניתן לערוך פגישה כזו מראש באתר זום, או דרך היומן שלכן  בג'ימייל אם קשרתן את המייל למערכת הזום.

בכל כניסה – נבדוק את הסאונד.

כאשר ניכנס לפגישה שיצרנו, או הוזמנו אליה, תיפתח האפשרות לבדוק שהסאונד עובד.

נלחץ על הבדיקה, ולאחר שבדקנו כי המיקרפון והשמע עובדים, נאשר להיכנס עם אודיו המחשב.

יוצרים לינק להזמנת המשתתפים

כאשר אנחנו פותחות פגישה דרך הזום שאינה נקבעה מראש, ואנו רוצות לינק למפגש :

נלחץ על ה – Participants ואז ייפתח מסך מימין, שם תהיה לנו האפשרות ללחוץ על Invite.

ברגע שלחצנו נקבל לינק למשלוח, נעתיק אותו, ונשלח במייל או ווטס אפ לכל המשתתפים.

ברגע שהמשתתפים ילחצו על הלינק, התוכנה תיפתח  אוטומטית והם יצטרפו לשיחת הזום.

במידה וקבענו פגישה מראש דרך אתר זום, או דרך היומן, יופיעו לנו פרטי הפגישה ברשימת הפגישות שלנו.

את הלינק נוכל מראש לשלוח במייל/ בווטס אפ למשתתפים.

איך לשתף מסך?

במידה ונרצה לשתף במצגת, סרטונים או תמונות עלינו ללחוץ על כפתור השיתוף.

חשוב מאוד להכין את הקבצים פתוחים מראש על המחשב ולסגור כל מה שאינו רלוונטי, על מנת למנוע מצב בו נתחיל לחפש את הקובץ בזמן שהמשתתפים מחכים.

חשוב!
אם אנחנו רוצים לשתף גם סאונד, בסרטון, או קובץ קול, עלינו לסמן את השורה Share computer sound
ורק אז ללחוץ על השיתוף.

יש לזכור ללחוץ על סיום השיתוף בתום המצגת/סרטון/ מסך שבחרנו לשתף. השורה תופיע למעלה או למטה. כשנסיים את השיתוף, נחזור למסך בו יופיעו כל המשתתפים.

ניהול המשתתפים

Manage Participants

באמצעות הכפתור הזה, נוכל להשתיק את כל המשתתפים, להחזיר את אפשרות הסאונד ולשלוט על מי נכנס אל הפגישה.  (בהגדרות הפגישה, ניתן לסמן אפשרות בה תצטרכו לאשר כל מי שנכנס).

כמו כן, ניתן לנעול את הפגישה על מנת למנוע כניסה באמצע ההרצאה/פעילות שלכן, אם ברצונכם בכך.

הקלטת המפגש

מומלץ להקליט הרצאות/מפגשי למידה, תוכלו אחר כך לערוך אותם לסרטונים קצרים שיסייעו לכם לשווק הרצאות דומות.

גם במידה ואתם מעבירים קורס בזום, אפשרות ההקלטה היא נוחה במקרה ומשתתף נעדר מהפגישה.

חשוב לשתף את המשתתפים שאתם מקליטים, יש כאילו שיעדיפו לכבות מצלמה במצב של הקלטה.

חלוקה לחדרים

במידה ותרצו כי המשתתפים יעבדו בקבוצות ( מתאים לקורסים לימודיים) ניתן לחלק את המשתתפים לחדרים פרטיים.

ניתן לבחור לכמה חדרים לחלק את המשתתפים ולעבור  בין החדרים השונים כמנהל המפגש.

תהיה לכם אפשרות בחירה של כמות החדרים, האם לחלק אוטומטית את המשתתפים לכמות החדרים,

או לחלק ידנית ( במידה ותרצו אתם להחליט מי יהיה עם מי בחדר) או לאפשר למשתתפים לבחור חדר בעצמם.

כפי שניתן לראות כאן בחלון.

 ניתן לשלוח הודעה  לכל החדרים וההודעה תופיע על המסך של
המשתתפים ע"י לחיצה על all to message Breakout.

 ניתן לסגור את כל החדרים ע"י לחיצה על Rooms All Close. החדרים  ייסגרו לאחר דקה,

המשתתפים יקבלו הודעה now Leave ויחזרו למסך הראשי.

5 טיפים לשדרוג חווית הזום

כדאי מאוד לפני הרצאה/ הדרכה וכ'ו  לבקש מאדם קרוב לערוך אתכם טסט שהכל עובד. לבדוק שהקבצים עולים בקלות, שהסאונד עובד טוב, שהתאורה מכוונת טוב ושזווית המצלמה מכוונת כך שאתן במרכז הפריים. 

.

רוצות להיראות במיטבכן? בהגדרות נסמן Touch Up My Appearance  מה שבעצם יגרום לכך שנראה טוב יותר, מעט כמו פילטר של אינסטוש.

בכדי להשתיק את עצמיכם ולבטל את ההשתקה,  אין צורך להתעסק בהגדרות תוך כדי הפגישה. פשוט לחצו על מקש הרווח כדי לבטל את מצב השתק, וכשסיימתן לדבר לחצו עליו שוב

בשיחה מרובת משתתפים תוכלו לראות את כולם בבת אחת, ולא רק את מי שמדבר – אם תבחרו באופציית  Gallery view. בפינה הימנית למעלה, יש טאב בשם הזה.

רוצות לחזור למצב הקודם? באותו המקום, לחצו על – Speaker view.

אין דבר יותר מבאס מלדבר לקוביות שחורות. אבל לא תמיד כולם בהרצאה  מפעילים את המצלמה, אז כדי להימנע ממסך מפוצל מלא בריבועים שחורים, פשוט לחצו על Settings > Video > Meetings וסמנו את Hide nonvideo participants וכך תראו רק את מי שהמצלמה שלו פתוחה.

אז עד כאן היו, טיפים טכנים לחלוטין לחווית הזום.

אני יודעת ששאלות רבות נותרו פתוחות.

איך שומרים על אנרגיה גבוהה כשמרצים/ מעבירים ידע בזום?

מה עושה מרצה שרגילה לעמוד מול קהל ועכשיו צריכה לדבר למסכים מרובעים?

האם אפשר לשמור על אינטימיות ועינין גם במפגש דיגיטלי?

האם יש התרגשות גם לפני הרצאה דיגיטלית? איך מתמודדיים איתה?

האם תוכן שהעברתי בצורה פרונטלית יחזיק מסך במשך שעה?

מה קורה לריכוז המשתתפים כשהנייד ליד והם לא במאה אחוז איתי?

על כל זאת אכתוב בהמשך 🙂

 

ואם יש לכן ידע חשוב להעביר לעולם ואתן רוצות לדעת בקלות להעביר אותו הלאה, בפוסטים, סרטונים והרצאות –  אתן מוזמנות לתוכנית הליווי  שלי 🙂 

'עולות לבמה'   – לפרטים לחצו על הקישור. 

4 מחשבות על “כל מה שרצית לדעת על המעבר לעבודה בזום”

כתוב/כתבי תגובה